Gli archivi si formano per le esigenze pratiche di enti e organi amministrativi. Purtroppo parecchi archivi antichi andarono irrimediabilmente distrutti, come gli atti che sicuramente andarono perduti nel terribile sacco compiuto da Francesco Sforza nel 1447 o quelli dell’amministrazione francese, prodotti, durante il periodo dell’annessione degli Stati parmensi alla repubblica ed all’impero di Francia, sotto la denominazione di Dipartimento del Taro (1802-1814), salvo una piccola parte di documentazione di magistrature giusdicenti.

La stessa sorte è toccata agli archivi dell’amministrazione periferica borbonica dopo la restaurazione (1814-1860), eccetto qualche piccolo spezzone di fondo.

Miglior sorte non godettero gli archivi degli uffici periferici dello Stato unitario, come quello della Prefettura, che fu disperso alla fine del secondo conflitto mondiale tra il 1945 e il 1950, mentre rimangono in parte ancora da acquisire archivi giudiziari, finanziari e scolastici.

Nello svolgimento della storia politica di Piacenza si possono distinguere sette periodi, caratterizzati da poteri pubblici differenziati, e riflettenti situazioni politiche e sistemi amministrativi assai diversi tra loro. Essi sono:

1. Piacenza, Comune (1130-1336);
2. Piacenza, Signoria e Principato visconteo (1336-1450);
3. Piacenza, Principato sforzesco (1450-1512);
4. Piacenza, dominazione pontificia (1512-1545);
5. Ducati di Piacenza (e Parma e Guastalla) dei Farnese e dei Borbone (1545-1731 e 1731-1802) con qualche intermezzo sotto gli Stati milanese e sardo;
6. Parma e Piacenza, dominazione francese (1802-1814);
7. Ducati di Parma, Piacenza e Guastalla: Maria Luigia d’Austria e Borboni (1814-1859).

In pratica, la città conobbe una piena autonomia solo in età comunale e, successivamente, conservò a tratti caratteri di amministrazione centrale, annullati durante i periodi francese e della Restaurazione. In effetti, la documentazione a disposizione degli studiosi, anche se frammentaria, può darci notizie del comune medievale e moderno, della signoria e del ducato visconteo, del ducato sforzesco e della dominazione pontificia. I relativi atti si sedimentarono presso l’archivio storico comunale, sia per la confusione di fatto verificatasi tra le competenze degli organismi del potere statale, nei periodi suddetti, con quelle degli uffici del comune, sia perché, in ogni caso, anche quando nel distretto operarono uffici e magistrature periferiche statali – e ci si riferisce in modo particolare al dominio visconteo, sforzesco e pontificio – essi si servirono abitualmente dei notai e della cancelleria del comune.

Gli archivi degli organi statali centrali e periferici del ducato di Piacenza (1545-1802, congiunto a quello di Parma sotto l’unione dinastica personale dei Farnese, 1545-1731, e poi dei Borboni, 1731-1802, ma distinto nelle strutture amministrative e giudiziarie senza subordinazione ad organismi unitari, almeno fino alle riforme di Filippo Il di Borbone, che creò un’amministrazione centrale dei ducati) si trovano presso questo Archivio – pervenuti anch’essi tramite l’archivio storico comunale, come nel caso degli archivi giudiziari – o presso l’Archivio di Stato di Parma, come successe agli archivi finanziari, concentrati presso le nuove magistrature centrali al momento della soppressione di quelle piacentine, e dei tanti monasteri soppressi da Napoleone le cui carte e pergamene furono colà trasferite.

Le ricerche su Piacenza e il territorio piacentino non possono quindi prescindere da un esame dei fondi parmensi. Inoltre, per le alterne vicende istituzionali premesse, documentazione piacentina è depositata anche in altri Archivi di Stato: oltre a Parma, a Milano, e a Torino per quanto riguarda il distretto di Bobbio appartenuto al Regno sardo (catasto, abbazia di S. Colombano).