Ricerche per corrispondenza

L’Archivio di Stato di Piacenza, su richiesta degli utenti, svolge un servizio di ricerche per corrispondenza, disciplinato dal vigente Regolamento del servizio di ricerche per corrispondenza dell’Archivio di Stato di Piacenza.

L’accesso agli archivi pubblici per finalità di lettura, studio e ricerca è gratuito. Rimangono pertanto gratuiti sia la consultazione diretta della documentazione presso la Sala di studio, sia il servizio di consulenza archivistica e orientamento alla ricerca.

È invece soggetta a rimborso spese la ricerca documentale svolta dal personale dell’Archivio per conto dell’utente, quando richieda l’individuazione preliminare di documenti o informazioni, la consultazione degli strumenti di corredo e, ove necessario, l’esame delle unità archivistiche.

Orientamento archivistico gratuito

Il personale dell’Archivio fornisce gratuitamente informazioni generali sui fondi, sulle serie e sulle sottoserie pertinenti all’oggetto della ricerca, indicando gli strumenti di corredo disponibili e i possibili percorsi di ricerca.

L’attività di orientamento può comprendere, quando pertinente, anche indicazioni relative a fondi conservati presso altri istituti archivistici, biblioteche o enti conservatori, nonché a repertori, strumenti bibliografici e pubblicazioni già edite utili per proseguire autonomamente la ricerca.

L’orientamento non comprende invece l’individuazione, per conto dell’utente, di uno specifico documento, fascicolo o informazione.

Ricerca per corrispondenza soggetta a rimborso spese

Il servizio è soggetto a rimborso quando, per rispondere alla richiesta, il personale debba effettuare una vera e propria ricerca documentaria, ad esempio individuando documenti non ancora identificati, consultando rubriche, repertori, inventari, registri o altri strumenti di corredo, esaminando unità archivistiche o ricostruendo informazioni non immediatamente reperibili sulla base dei dati forniti dal richiedente.

Non costituisce ricerca per corrispondenza la richiesta di mera riproduzione di documentazione già individuata dall’utente mediante segnatura archivistica o altri elementi idonei al reperimento diretto. In questi casi si applica esclusivamente il vigente tariffario per le riproduzioni.

Quali richieste possono essere accolte

La ricerca per corrispondenza è ammessa quando l’oggetto è sufficientemente definito e circostanziato, il richiedente fornisce gli elementi conoscitivi disponibili, il fondo o la serie dispongono di strumenti di corredo idonei a delimitare ragionevolmente l’indagine, la ricerca è compatibile per estensione e complessità con la natura del servizio e la documentazione è liberamente consultabile.

Non sono invece ammesse richieste generiche o indeterminate, ricerche estese e sistematiche su interi fondi o serie, ricerche genealogiche, storiche, biografiche o tematiche prive di elementi sufficienti a circoscrivere l’indagine, né ricerche relative a fondi privi di strumenti di corredo adeguati o comunque incompatibili, per ampiezza o complessità, con le risorse disponibili per il servizio.

In tali casi l’Archivio fornisce, ove possibile, un orientamento archivistico gratuito e invita l’interessato a svolgere personalmente la ricerca presso la Sala di studio.

Costi

Il rimborso spese è fissato in euro 50,00 per ogni ora di attività di ricerca.

Le frazioni di ora sono computate per periodi di 30 minuti; l’importo minimo dovuto è pertanto pari a euro 25,00.

Il pagamento deve essere effettuato anticipatamente, a seguito del preventivo trasmesso dall’Archivio.

Il rimborso è dovuto per l’attività di ricerca svolta e non per il risultato ottenuto; pertanto non è rimborsabile in caso di esito negativo.

Sono previste dal Regolamento specifiche esenzioni totali o parziali, tra cui quelle relative agli uffici e istituti del Ministero della cultura, alle amministrazioni dello Stato che richiedano la ricerca per finalità istituzionali, a determinati progetti oggetto di convenzione e, alle condizioni previste dal Regolamento, alle persone con disabilità impossibilitate ad accedere personalmente alla Sala di studio.

Come presentare la richiesta

Le richieste devono essere inviate al seguente indirizzo di posta elettronica:

as-pc.salastudio@cultura.gov.it

La richiesta deve indicare chiaramente l’oggetto della ricerca e contenere tutti gli elementi conoscitivi disponibili utili a circoscriverla, quali nominativi, date, luoghi, riferimenti territoriali, estremi di procedimenti amministrativi, uffici produttori, tipologie documentarie, eventi o circostanze correlate ed eventuali precedenti riferimenti archivistici.

Alla richiesta deve essere allegata la scansione di un documento di identità in corso di validità.

Le richieste vengono acquisite al protocollo dell’Istituto e sottoposte a una valutazione di fattibilità. Se la ricerca è ammissibile e soggetta a rimborso spese, l’Archivio invia all’utente una comunicazione contenente la stima delle ore necessarie, l’importo dovuto, le informazioni utili sullo stato degli strumenti di corredo e le istruzioni per il pagamento tramite PagoPA.

Tempi

La ricerca viene effettuata entro 30 giorni lavorativi dal ricevimento della ricevuta di pagamento.

Esito della ricerca

L’accettazione della richiesta non garantisce il reperimento della documentazione.

La qualità dell’esito dipende infatti anche dallo stato degli strumenti di corredo, che possono essere sommari, incompleti o lacunosi, nonché dalla completezza della documentazione versata dagli uffici produttori.

In caso di esito negativo, l’Archivio comunica l’avvenuto svolgimento della ricerca e il mancato reperimento della documentazione sulla base degli elementi forniti dall’utente e delle verifiche effettuate.

L’esito negativo non costituisce attestazione dell’inesistenza assoluta della documentazione, ma dà conto esclusivamente del suo mancato reperimento nell’ambito delle serie archivistiche e delle unità documentarie esaminate.

Riproduzioni

L’eventuale riproduzione dei documenti individuati nel corso della ricerca è soggetta agli importi previsti dal vigente tariffario per le riproduzioni, che si aggiungono al costo della ricerca.

La documentazione riprodotta dall’Istituto viene inviata esclusivamente in formato digitale.

Consultazione gratuita in Sala di studio

È sempre facoltà dell’interessato consultare personalmente la documentazione e trarne copia con mezzi propri, a titolo gratuito, direttamente presso la Sala di studio dell’Archivio di Stato di Piacenza, accessibile dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 13.30, il mercoledì e il giovedì dalle 8.30 alle 17.00. .

Regolamento

Per conoscere nel dettaglio condizioni, modalità di svolgimento, costi ed esenzioni del servizio è possibile consultare il Regolamento e la Carta dei servizi.